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有一種病叫Excel病

· 8 min read
戈頓
戈頓
Developer & Co-founder of Tecky Academy

有一種有相當歷史的軟件，簡單易學，能滿足大多數人對電腦運算能力、資料處理的需要，除了最初設計用途，被濫用在很多不同用途上， 聰明如你，應該知道我想講的就是試算表(Spreadsheet)，其中最多人用的當然就是Microsoft Excel。

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source:https://icdn7.digitaltrends.com/image/excel-preface-your-zeroes-1500x1001.jpg

乍看之下，Excel與Word及Powerpoint分別不大，都是作為Microsoft Office三大常用軟件，但其實有很大分別： Word最適合的當然是撰寫文件，寫學術論文、鱔稿、或是一封簡單的辭職信，使用Word都是最適合不過的。 Powerpoint則是作簡報才有， 間中亦有一些人用來作其他用途（例如繪圖動畫），但絕大多數人，如果不是要做簡報的話，決不會無故使用powerpoint。

Excel與上兩者不同在於，任何一個不諳編程的普通用家，只要有任何儲存結構式資料(structured data)，或者有任何計算需要，第一時 間浮進腦海的必然是Excel。Excel最初設計為試算表，本用作數據分析、數字計算，作簡單圖表而已。但隨著大眾對儲存結構式資料的需求提升，Excel竟 出人意表地多了許多用途： 項目計劃管理、時間表製訂、公司零用錢管理、公司倉儲管理等等，總之任何可以寫成一個表(Table)的資料，大家都自然會 將資料放到Excel裏面去。我遇過最為誇張的情況，是用Excel作為資料庫遷移(Database Migration)的管理，也就是用Excel 做一個資料庫，來為資料庫儲存資料，相當滑稽。

問題來了，Excel不是為了作為資料庫而設計，而大家將Excel用成了資料庫，然後連微軟自家推出的Access也不敵敗走，難道不是証明Excel非 常適合作為資料庫使用嗎？

其實不然，亂用Excel的，往往都架床疊屋，發展出一套外人無法理解的方法處理資料。資料庫儲存資料，是以有系統及方便讀取為前題，胡亂將所有資料都放到 一個Excel檔案中，充其量只是造了一個資料垃圾筒。

有些公司用Excel用上了癮，萬事萬物皆用Excel解決，這種情況，我會稱之為Excel病（Excel Syndrome）。

Excel病的特徵，在於相信所有問題都可以用加一個Excel去解決。

自測​

想知道你工作的地方有Excel病嗎？如果每一次解決問題的方法，都包括了加一個Excel檔案的話，很不幸，你工作的地方已罹患Excel病!

Excel病的影響​

  • 1. Excel速度會隨資料量上升顯著減慢。

  • Excel作為一個試算表，每一次更新都會重新計算格內的數值，隨著數據量上升，每一次更新所須的計算愈來愈多，因此速度亦愈來愈慢。更甚者，有一些Excel檔案動輒數十MB，老舊一點的電腦光是開啟就要花一段時間，遑論再在上面工作。

  • 2. Excel檔案與Excel檔案之間的連接不方便。

  • Excel檔案的formula可以參考其他Excel file作為數據來源，寫還可以，但在維護方面相當複雜：想像一下，你收到了一個EXCEL檔案，但發送者忘了給你參考Excel，你有方法可以重建該參考Excel嗎？顯然不能。

  • 3. Excel不方便多人協作。

  • Google Sheet算是解決了這一問題，但舊版本Excel未有多人協作功能，因此同一時間只能一人更改。對工作效率有很大影響。

  • 4. Excel的版本控制很麻煩。

  • 大家應該遇過一個情況，就是當一些複雜Excel出現問題時，往往所有人都只能依靠一兩個技術較好的同事去解決問題，因為Excel的版本控制很陽春，改錯了也不容易返回上一個正確版本。然後又由來不能多人協作，本來無技術根底的人很難改好，久而久之，就不改了。

  • 5 Excel無法表達複雜的數據及計算。

  • Excel最容易處理的就是數字及字串。但兩者以外的檔案，Excel都不在行，例如你可以想像用Excel處理上載的相片嗎？

  • 6. 大部份臨時Excel檔案長遠而言都會變成一個資料垃圾筒。

  • 由於Excel自由度很大，開啟一頁新的Sheet很簡單，開啟一個新的column也不難。資料上的需要，驅使大家在那個可憐的Excel檔案上加更多的Sheet，儲更多的資料，最終整個Excel檔案就變成了一個垃圾筒，儲了各式各樣不相干的數據。也不是說使用Excel就不能有效儲存數據，但據我所見，大多數沒有淪為資料垃圾筒的Excel檔案，都是有編程能力的人幫忙管理的。

以上問題，尤以第六個最嚴重，算是進入了死胡同了。

治療Excel病​

治療Excel病是一個長期的過程，Excel的方便往往令大家抵受不住誘惑，又重新將資料放進Excel中。要徹底根治Excel病，在於接受Excel是一個試算表，最適合依然是數據分析、數字計算，作簡單圖表。

  • 1. 要做項目計劃管理，請用Jira、Trello、或Monday等專用項目管理軟件
  • 2. 要做時間表製訂，請用Google Calendar等月曆軟件。
  • 3. 要做公司零用錢管理及倉儲管理，請用專業會計軟件如Xero或Zoho等。
  • 4. 要做數據庫遷移，要寫代碼及用Git管理啊。

祝大家早日康復！